Avec l’accumulation de documents administratifs, leur gestion devient un vrai casse-tête pour les services RH. Sécurisation des données, accessibilité pour les salariés, respect des obligations légales… Les enjeux sont multiples et pas toujours faciles à gérer. Pour y faire face, des solutions numériques innovantes voient le jour pour faciliter et sécuriser les échanges RH.
Qu’est-ce que MyPeopleDoc ?
MyPeopleDoc est un coffre-fort digital RH qui permet aux entreprises et à leurs salariés de stocker, consulter et gérer en toute sécurité leurs documents administratifs.
Contrats de travail, fiches de paie, notes de service, attestations… Tous les fichiers importants sont sauvegardés au même endroit, sans risque de perte d’un document papier. L’objectif est d’alléger la gestion documentaire des services RH et des collaborateurs en centralisant tous les fichiers importants.L’accès à MyPeopleDoc se fait depuis n’importe où sur ordinateur ou smartphone.Les données personnelles sont sécurisées : cryptage des documents stockés et protocoles de sécurité avancés assurent la protection des informations sensibles.Conforme au RGPD, MyPeopleDoc est donc un service sécurisé et fiable. Employeurs comme employés peuvent utiliser l’outil en toute confiance. Les documents administratifs sont stockés légalement et la version numérique a la même valeur que l’original papier. MyPeopleDoc a été lancé en 2008 par Clément Buyse et fait actuellement partie du groupe UKG sous le nom de UKG HR Service Delivery. L’outil offre 10 Go d’espace gratuit à vie pour chaque utilisateur.Large espace sécurisé disponible à vie, simplicité d’utilisation, conformité réglementaire du service proposé par MyPeopleDoc, cryptage des données et authentification à deux facteurs : ce coffre-fort digital est LA solution RH moderne et évolutive pour gérer, conserver et dématérialiser tous vos documents administratifs tout en facilitant la communication entreprise/employés. Tranquillité d’esprit assurée !
D’où vient mypeopledoc ?
L’histoire de MyPeopleDoc commence en 2007, lorsque Jonathan Benhamou et Clément Buyse, qui viennent de vivre personnellement la perte de documents administratifs importants lors d’un déménagement, décident de créer la première solution au monde dédiée aux besoins RH.
Très vite, la solution trouve son public et se développe à grande vitesse, notamment à l’international, en réponse à la digitalisation croissante des processus RH.
En 2018, MyPeopleDoc est racheté par Ultimate Software et intègre un écosystème RH mondial qui lui permet de disposer des moyens nécessaires pour innover et grandir. La fusion avec Kronos permet à MyPeopleDoc de bénéficier d’un portefeuille de plus de 12 000 clients dans le monde et d’un chiffre d’affaires supérieur à 3 milliards de dollars. Loin d’être une exception, cette réussite s’inscrit dans une tendance mondiale depuis les années 2000 vers le « zéro papier » et le respect du RGPD.
Aujourd’hui reconnu comme un acteur incontournable de la digitalisation RH, MyPeopleDoc accompagne des milliers d’entreprises dans la gestion dématérialisée des documents administratifs et la conformité légale. Sa transformation continue est révélatrice du rôle capital de la dématérialisation et de l’automatisation dans l’univers RH et du besoin essentiel pour les entreprises de faire face aux nouveaux défis numériques.
Les principales fonctionnalités et l’utilisation de mypeopledoc
MyPeopleDoc dispose d’un large éventail de fonctionnalités pour améliorer la gestion des documents RH.
Chaque utilisateur bénéficie d’un espace de stockage sécurisé à vie jusqu’à 10 Go, où il peut déposer différents types de fichiers : PDF, JPEG, PNG, DOC, DOCX… La centralisation des documents administratifs (bulletins de paie, contrats, attestations, fiches de présence, notes de service…) permet une organisation aisée et un accès rapide à toutes les informations importantes.
L’interface intuitive et personnalisable permet le classement automatique des documents, la recherche avancée et le partage sécurisé via des liens protégés. Les fonctionnalités de signature électronique et de certification garantissent un haut niveau de sécurité ainsi qu’une valeur probante des documents. Les droits d’accès sont gérés avec précision pour permettre à certains utilisateurs seulement d’accéder ou de modifier certains fichiers.
L’accès multiplateforme (navigateur web, apps iOS/Android) permet à un collaborateur consulté ses documents quand bon lui semble (y compris après la fin du contrat). La plateforme propose également un portail employé pour faciliter la communication autour des ressources humaines, l’envoi automatique de notifications lors du dépôt d’un nouveau document dans le coffre-fort numérique dédié, un module reporting et analyse ainsi qu’une intégration facile avec tous les logiciels RH (HRMS, HRIS), logiciels paie ou encore logiciels gestion des talents. Une API documentée permet aux entreprises de personnaliser et d’automatiser leurs processus RH en fonction de leurs besoins spécifiques.
Afin d’en savoir plus sur l’éventail des possibilités offertes par MyPeopleDoc, voici un échantillon des principales fonctionnalités clés mises à disposition sur la plateforme :
- Un stockage à vie avec l’historique complet de chaque version de document.
- L’automatisation des workflows documentaires permettant la validation et l’archivage des dossiers RH.
- La personnalisation des alertes de renouvellement de contrats ou d’échéances.
- Des outils collaboratifs intégrés permettant le commentaire et la validation en temps réel entre employés et managers.
- L’export sécurisé des données au format RGPD avec historique des actions utilisateurs.
- Un module de formation permettant d’accompagner la montée en compétence des équipes RH sur l’utilisation de la plateforme.
- Le support multilingue et l’adaptation aux législations locales pour les entreprises internationales.
L’accès à la plateforme se fait depuis un portail sécurisé par un identifiant professionnel et un mot de passe, renforcé par une authentification à double facteur. En cas de perte de vos codes d’accès, leur réinitialisation est rapide et simple, sans oublier la disponibilité de l’assistance technique pour aider les utilisateurs dans la résolution des problèmes d’accès rencontrés. Grâce à ses nombreuses fonctionnalités, MyPeopleDoc assure non seulement une gestion efficace des documents RH mais également une expérience utilisateur fluide et sécurisée, adaptée aux besoins croissants des entreprises modernes.
Sécurité, confidentialité et conformité
MyPeopleDoc fait de la sécurité et de la confidentialité des données une priorité : notre solution est conforme aux exigences du RGPD et protégée par des mesures avancées (chiffrement des données, authentification à deux facteurs…).
Nos serveurs certifiés ISO 27001 sont hébergés en France, garantissant ainsi la souveraineté et la protection des données personnelles.
Cela permet aux documents d’être archivés à valeur probante, leur conférant les mêmes garanties juridiques que les originaux papier. L’accès aux bulletins de paie ou à tout autre document sensible est fait dans le respect le plus total : votre employeur ne peut accéder qu’aux fichiers choisis par vous-même.
De plus, vous conservez l’accès à vos documents même après votre départ de l’entreprise, garantissant ainsi la sécurité de vos données à long terme.
MyPeopleDoc met également à votre disposition un historique des accès aux documents, une gestion fine des droits d’accès (par dossier et/ou par utilisateur), des formations et un accompagnement pour la gestion des bulletins de paie et des documents RH. Notre support technique dédié veille sur votre sécurité et votre confidentialité tout en vous aidant à tirer le meilleur parti de notre solution.
Les bénéfices pour les entreprises comme pour les salariés
Du côté des entreprises, la solution MyPeopleDoc permet d’accéder simplement et en toute sécurité à l’ensemble des documents administratifs dématérialisés.
Elle offre ainsi la possibilité de centraliser tous les fichiers RH au sein d’un même coffre-fort et de garantir leur traçabilité via un historique de dépôt. La centralisation et la sécurisation des documents, de même qu’un niveau de fiabilité élevé, permettent également aux entreprises de se conformer plus facilement à leurs obligations réglementaires (RGPD notamment) tout en limitant les coûts liés à l’impression et au stockage physique des documents.
De son côté, le service RH bénéficie d’un gain de temps précieux grâce à une gestion administrative facilitée et une réduction des erreurs documentaires, notamment liée aux notifications automatiques du dépôt des bulletins de paie. Plus de 3000 entreprises françaises utilisent déjà cette solution qui leur permet de réduire le temps consacré à la gestion administrative de près de 30%, mais aussi de générer automatiquement des bulletins dématérialisés, d’exporter ou encore de publier en masse.
Côté salarié, MyPeopleDoc assure un accès 24/7 à tous ses documents personnels, y compris après avoir quitté son entreprise. Une démarche qui permet de mieux organiser son dossier personnel, simplifier les démarches RH et assurer une conservation sécurisée des documents sur le long terme. Le fait que cette solution soit développée en France, soit gratuite pour les utilisateurs, et intégrée dans un écosystème RH sont autant d’arguments positifs.
Audits facilités, export et réversibilité des bulletins, recherche avancée dédiée aux documents RH… MyPeopleDoc favorise la transformation digitale des entreprises et les accompagne vers une gestion documentaire moderne et conforme aux nouvelles exigences réglementaires
Tarifs et conditions d’accès
C’est l’entreprise qui ouvre les droits sur MyPeopleDoc, après quoi elle invite ses salariés à activer leur compte personnel.
Une fois l’invitation acceptée, l’employé est guidé à travers un parcours d’inscription en plusieurs étapes : activation de compte, création d’un mot de passe sécurisé… Le portail de connexion permet d’accéder sereinement à la solution grâce à son identifiant professionnel et à la possibilité d’activer la vérification en deux étapes.
Pour les salariés, l’utilisation de MyPeopleDoc est gratuite : chacun dispose de 10 Go de stockage accessible à vie, même lorsqu’il change d’employeur. L’application mobile est disponible sur iOS et Android. Elle est recommandée pour accéder rapidement à ses documents, à tout moment.
Pour le côté entreprises, la tarification commence à 3 €/mois ce qui permet une intégration rapide et des économies considérables sur l’impression et l’envoi postal des documents. Les tarifs sont évolutifs en fonction de la taille de l’entreprise avec une formule dégressive pour les grandes structures. Pas de frais cachés, transparence totale : accompagnement dédié, formations adaptées, support technique réactif et mises à jour hebdomadaires.
En revanche il faut juste garder en tête que comme tout service en ligne vous serez tributaire de la plateforme en cas de panne.
Comment se situe-t-il par rapport aux autres solutions et alternatives ?
Dans l’univers des coffres-forts digitaux RH, MyPeopleDoc se démarque par sa facilité d’utilisation, son accessibilité sur tous les devices, et son intégration poussée aux SIRH et autres systèmes RH.
De l’interface intuitive en passant par la centralisation des données et documents des collaborateurs, les options de personnalisation ou encore le cryptage avancé, tout est mis en oeuvre pour une expérience utilisateur sécurisée et fluide.
Parmi les nombreuses alternatives que l’on peut envisager, on peut citer Arkevia, Silae, Nibelis ou Payfit (étrangement associé à la solution Coffreo dans certaines listes), Eurecia ou Numéria. Chacune d’entre elles offre certes des fonctionnalités variées et des niveaux de services différents. On peut également citer parmi les autres solutions disponibles Paycor (solution tout-en-un), Rippling (solution US) ou encore Ciel Paye dédiée aux PME françaises. Il s’agit donc d’analyser au mieux les fonctionnalités proposées par chacune de ces options ainsi que leur compatibilité avec vos outils existants et leurs tarifs respectifs pour faire votre choix.
Ainsi, l’un des principaux atouts de MyPeopleDoc reste sa flexibilité, son mode SaaS accessible de partout, ainsi que son intégration avec divers outils de signature électronique comme DocuSign. Contrairement à certains logiciels qui ont besoin d’être installés sur place pour fonctionner, MyPeopleDoc est accessible à 100%, évolutif et flexible ce qui plait autant aux PME qu’aux grandes entreprises internationales.
Assistance utilisateur et problèmes fréquents
MyPeopleDoc peut vous aider à récupérer votre compte si vous avez perdu vos identifiants ou votre mot de passe.
Les étapes à suivre sont généralement indiquées sur le lien de récupération ou de réinitialisation du mot de passe accessible depuis la page de connexion. Si le problème persiste, il suffit de contacter le support technique et un membre de l’équipe MyPeopleDoc vous apportera une assistance personnalisée.
Les problèmes les plus fréquents rencontrés par les utilisateurs sont liés aux difficultés de connexion en raison des identifiants incorrects saisis, de l’oubli du mot de passe ou de la non-réception de l’e-mail d’activation (qui se retrouve parfois dans les messages indésirables). Dans ce dernier cas, demandez le renvoi de l’activation et vérifiez l’adresse e-mail saisie. En cas de bug ou de latence, vérifiez que vous utilisez bien l’URL officielle et que vos identifiants sont corrects et à jour. Vous pouvez également vous assurer que votre navigateur est à jour.
La plateforme offre également la possibilité aux utilisateurs d’effectuer facilement une réinitialisation des codes d’accès ainsi qu’un accompagnement étape par étape. Le support technique MyPeopleDoc, réactif et disponible, s’assure que tous les incidents soient traités dans les meilleurs délais pour garantir une expérience utilisateur optimale et continue.